Desde hace tiempo registrar la contabilidad es una obligación de carácter fiscal; su origen se remonta al Decreto del 30 de abril de 1959 en el que se establece la revisión, investigación y vigilancia el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes; entre ellas, la contabilidad.
El Decreto introduce la presentación y entrega a la autoridad hacendaria de los registros y asientos contables (dictamen) para efectos fiscales, con carácter obligatorio para contribuyentes con ingresos superiores a 10,000 millones de pesos y optativo para los demás casos. En este sentido, se autorizaba a los contadores públicos a formular dictámenes sobre los estados financieros de los contribuyentes y llevar el registro y control.
El contador público debía estar registrado ante las autoridades fiscales. Este registro lo obtenían únicamente las personas de nacionalidad mexicana con título de contador público registrado en la Secretaría de Educación Pública, que fuesen miembros de un colegio de contadores reconocido por esa Secretaría.
Cuando el contador público no cumplía con las disposiciones fiscales, la autoridad fiscal, previa audiencia, suspendía hasta por tres años su registro. Si reincidía, o si el contador participaba en la comisión de un delito de carácter fiscal, su registro se cancelaba definitivamente. En estos casos se daba inmediatamente aviso por escrito al colegio profesional y, en su caso, a la Federación de Colegios Profesionales.
La documentación contable y complementaria al dictamen, entregada originalmente en papel, fue sustituida por medios magnéticos a fines de la década de 1980; a partir de 2002 dicho soporte contable es enviado en línea a la administración tributaria.
El efecto que ha producido el uso de la tecnología en las relaciones comerciales y el intercambio de bienes y servicios han impuesto a las empresas mayores exigencias para aumentar sus niveles de servicios y la calidad de sus productos, así como para el manejo de sus recursos financieros y humanos, enfocados a posicionarse y sostenerse en el mercado comercial. Establecer mejores controles financieros que proporcionen una proyección de crecimiento en un mercado cada vez más competitivo se tradujo al uso de registros contables en medios electrónicos.
Por lo que en cierta parte, la contabilidad electrónica nace de las propias necesidades del contribuyente, como solución para hacer eficiente su negocio y tomar decisiones financieras acertadas y oportunas.
Por otro lado, existe demanda para disponer de estrategias que proporcionen soluciones tecnológicas a los negocios, lo que propició el surgimiento de consorcios dedicados a la ingeniería de sistemas informáticos, que han desarrollado software, y programas para el registro de la contabilidad y la administración de los recursos financieros, tanto para empresas grandes como para pequeños emprendedores, situación que favoreció la regulación en las disposiciones fiscales sobre el uso de la contabilidad electrónica, al definir los parámetros y criterios tecnológicos para realizarla y el reconocimiento de los sistemas contables como elementos de prueba del cumplimiento de las obligaciones fiscales.
A través del tiempo, la normatividad fiscal ha reconocido el uso de los sistemas electrónicos como medios que facilitan el registro de los datos contables del contribuyente, pero al inicio de su regulación se establecía sólo como una opción para el contribuyente; sin embargo, a partir de 2014 se trata como una obligación registrar la información contable en medios electrónicos. Aunque una importante cantidad de contribuyentes llevan su contabilidad en sistemas y están familiarizados con el uso de la tecnología, para el ejercicio fiscal de 2014 la obligación se generaliza y se estipulan las formas, medios, estándares y requisitos tecnológicos para su realización y envío al SAT. Esta nueva disposición entrará en vigor de forma escalonada y por segmentos de contribuyentes.
Con la finalidad de homologar, definir criterios y la metodología para las revisiones de la administración tributaria, las disposiciones fiscales establecen cómo debe el contribuyente registrar su contabilidad. En el aspecto cualitativo se dice que la contabilidad debe ser analítica, por que debe distinguir cada operación o acto fiscal documentadamente. La forma como se registre la contabilidad debe favorecer los procesos de revisión y de auditoría, disminuir la carga exhaustiva en los procesos de revisión para dedicar tiempo a la identificación y correlación de los documentos que comprueban los gastos e ingresos que manifiesta el contribuyente en sus declaraciones. En la parte cuantitativa, las definiciones están en el sentido de las formas y medios de envío a la administración tributaria, que deben ser enviados en archivos electrónicos enviados de manera periódica a través del Portal de internet del SAT.
Los archivos electrónicos de la contabilidad del contribuyente deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria.
